Khối văn phòng trong nhà máy, gồm kế toán, nhân sự, hậu cần, mua hàng và hành chính, thường tăng theo quy mô sản xuất. Tuy nhiên, không phải công việc nào trong các phòng ban này cũng cần xử lý thủ công. Chuyển đổi số ứng dụng AI đang giúp nhiều doanh nghiệp công nghiệp tái cơ cấu khối gián tiếp theo hướng thực chất hơn, thay vì chỉ tập trung cắt giảm nhân sự.
Khối gián tiếp trong doanh nghiệp công nghiệp đang phình to ở những khâu nào
Nhìn vào quy trình thực tế, có những nhóm việc chiếm nhiều nhân lực nhưng không tạo ra giá trị trực tiếp. Chúng chủ yếu đóng vai trò kết nối dữ liệu, nhắc việc và duy trì luồng vận hành giữa các bộ phận.
- Nhập liệu và chuyển dữ liệu giữa hệ thống: Sao chép số liệu từ email vào ERP, từ báo cáo của nhà cung cấp vào Excel, hoặc từ Excel lên hệ thống phê duyệt. Đây là nhóm việc dễ lặp lại mỗi ngày.
- Tổng hợp báo cáo định kỳ: Báo cáo tuần, tháng, quý thường cần lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, chuẩn hóa lại định dạng rồi gửi đến đúng người phụ trách. Công việc này tốn thời gian nhưng giá trị gia tăng không cao nếu chỉ dừng ở thao tác tổng hợp.
- Theo dõi trạng thái và nhắc nhở: Liên hệ nhà cung cấp về ngày giao hàng, nhắc nhân viên về hạn nộp báo cáo, theo dõi hồ sơ phê duyệt đang ở bước nào trong quy trình. Đây là việc quan trọng nhưng có thể tự động hóa một phần.
Những tác vụ lặp lại có thể tự động hóa trước tiên
Không phải quy trình nào cũng nên tự động hóa cùng lúc. Doanh nghiệp cần ưu tiên các tác vụ lặp lại nhiều, có quy tắc rõ và ít rủi ro khi triển khai thử.
Tự động hóa xử lý hóa đơn và công nợ
Công nghệ nhận dạng ký tự kết hợp AI có thể hỗ trợ xử lý hóa đơn nhà cung cấp, đối chiếu với đơn mua hàng và biên bản nhận hàng, sau đó đưa vào danh sách chờ phê duyệt theo phân quyền. Với công nợ phải thu, hệ thống có thể tự động gửi nhắc thanh toán khi khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn, đồng thời cập nhật trạng thái khi ghi nhận thanh toán. Đây là nhóm nghiệp vụ thường chiếm nhiều thời gian trong kế toán và mua hàng.
Tự động hóa quy trình mua hàng
Yêu cầu mua hàng có thể được phê duyệt theo quy tắc định sẵn, chẳng hạn: dưới một ngưỡng giá trị, thuộc phòng ban phù hợp và đúng nhóm hàng được phép mua. Hệ thống cũng có thể hỗ trợ đối chiếu giá với danh mục nhà cung cấp, đánh dấu các điểm bất thường và chuyển hồ sơ đến đúng người phê duyệt. Nhờ đó, nhân sự mua hàng có thêm thời gian cho đàm phán, đánh giá nhà cung cấp và kiểm soát chất lượng.
Bài viết về kinh nghiệm mua bán, làm việc có nhiều ví dụ về cách tự động hóa quy trình mua bán đang thay đổi nghề nghiệp trong lĩnh vực này.
Chuyển đổi số ứng dụng AI giúp tái phân bổ nhân sự ra sao
Mục tiêu của chuyển đổi số không chỉ là giảm số lượng nhân sự. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần giúp mỗi vị trí tạo ra nhiều giá trị hơn trong cùng một quy trình vận hành.
Từ nhập liệu sang phân tích và tư vấn
Khi phần nhập liệu được tự động hóa, kế toán viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho phân tích chi phí, tìm cơ hội tiết kiệm và tư vấn quyết định tài chính cho ban lãnh đạo. Đây là nhóm việc có giá trị cao hơn so với thao tác nhập liệu lặp lại.
Từ theo dõi trạng thái sang xử lý ngoại lệ
Khi AI hỗ trợ nhắc việc và theo dõi các bước thường xuyên, nhân sự có thể tập trung vào những trường hợp cần đánh giá thực tế: nhà cung cấp giao hàng trễ vì lý do bất khả kháng, tranh chấp hóa đơn phức tạp, hoặc yêu cầu mua khẩn cấp không đi theo quy trình thông thường.
cách AI tự động hóa giúp giảm các khoản lương không nhất thiết là sa thải nhân viên, mà có thể là ngừng mở rộng các vị trí chỉ làm việc lặp lại khi AI đã đảm nhiệm được một phần. Tìm hiểu thêm các giải pháp phù hợp tại mona.media.
- Xử lý hóa đơn phải trả: Trước đây, công việc này cần nhiều thao tác kiểm tra thủ công. Khi áp dụng tự động hóa, nhân sự chủ yếu rà soát các trường hợp ngoại lệ.
- Tổng hợp báo cáo: Thay vì lấy dữ liệu từ nhiều nguồn theo cách thủ công, nhân sự có thể tập trung kiểm tra, phân tích và giải thích số liệu.
- Theo dõi nhà cung cấp: Hệ thống có thể hỗ trợ cảnh báo các trường hợp cần can thiệp, thay cho việc nhắc thủ công qua email hoặc tin nhắn.
- Phê duyệt mua hàng thông thường: Các yêu cầu dưới ngưỡng có thể đi theo quy tắc sẵn có; người quản lý dành thời gian xử lý những trường hợp đặc biệt.
Kết luận: tinh gọn bằng công nghệ thay vì cắt giảm cơ học
Cắt giảm nhân sự cơ học để giảm chi phí ngắn hạn có thể làm mất kiến thức tổ chức và ảnh hưởng đến tinh thần của đội ngũ còn lại. Tái cơ cấu bằng công nghệ thường bền vững hơn: AI đảm nhận công việc lặp lại, con người chuyển sang các việc có giá trị cao hơn, còn tổ chức trở nên gọn nhẹ và linh hoạt hơn.
Lộ trình thực tế có thể bắt đầu từ tự động hóa hóa đơn phải trả, sau đó mở rộng sang quy trình mua hàng rồi đến tự động hóa báo cáo. Đọc thêm về cách đầu tư công nghệ thực dụng tại 5 lý do không nên làm web giá rẻ và xu hướng thiết kế website nhà hàng.
